Interner Intake-/Triage-Operator – Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

1. Parteien

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) wird geschlossen zwischen dem verantwortlichen Kundenkonto und Leonard Moritz Lohfink, handelnd unter „Ledian“ (Einzelunternehmen).

Kontakt: info@ledian.io · Datenschutzkontakt: leonard@ledian.io.

2. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

Verarbeitung zur Inbox-Analyse, Case-Strukturierung, Draft-Erstellung und optionalen CRM-Übergabe.

3. Datenarten und Betroffenenkategorien

Je nach Konfiguration können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Inbox-Inhalte und Metadaten aus verbundenen Mail-Providern.
• Case-Daten inkl. Intent/Priorität/Missing-Info/Routing-Empfehlungen.
• Draft-Inhalte sowie CRM-Transferdaten (HubSpot, Pipedrive, Webhook).

4. Weisungsrecht

Ledian verarbeitet Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Weisungen ergeben sich insbesondere aus Produktkonfiguration, Support-Kommunikation und vertraglichen Vereinbarungen.

5. TOMs

Ledian trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (u. a. Zugriffskontrollen, TLS, Mandantentrennung, Logging und Missbrauchsschutz).

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung für notwendige Subprozessoren (z. B. Hosting, Authentifizierung, Abrechnung, KI-Provider).

7. Drittlandtransfer

Bei Drittlandbezug werden geeignete Garantien (z. B. SCCs) verwendet.

8. Vertraulichkeit und Unterstützungspflichten

Vertraulichkeitspflichten, Unterstützung bei Betroffenenrechten sowie Meldung von Datenschutzverletzungen gelten gemäß Art. 28 ff. DSGVO.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende löscht oder übergibt Ledian Daten im Rahmen der technischen und rechtlichen Möglichkeiten.